سخنی با مسئولان:
از تریبون فاصله بگیرید
سید امیر قشمی
یکی از موضوعات مهم مربوط به مدیریت، مدیریت کردن زمان است، از آن جا که برگزاری جلسات متعدد و نیز سخنرانی در محافل و مجالس گوناگون یکی از فعالیت‌های روزمره اغلب مدیران در سطوح مختلف مدیریتی است، لذا مدیریت جلسات و توجه به سرمایه زمان و تخصصی کردن نشست‌ها و همایش‌ها امری ضروری است که باید موردتوجه مدیران نهادها دستگاه‌های اداری قرار گیرد.
گرچه کلام و سخن لازمه زندگی اجتماعی است و بدون آن بسیاری از ارتباطات انسانی مختل می‌شود؛ اما پرگویی و بیش از حد ضرورت سخن گفتن گذشته از آن‌که موجبات اتلاف وقت مدیران دستگاه‌ها را فراهم می‌کند سبب تضییع حقوق دیگران خواهد شد.
از آن‌جا که سخن گفتن نسبت به سایر اعمالی که انسان انجام می‌دهد آسان‌تر است؛ لذا در بسیاری از مواقع عادت ناپسند پرحرفی دامن‌گیر برخی افراد می‌شود، به‌ویژه آنانی که در زمینه مدیریت دارای مسئولیت‌هایی هستند بیشتر در معرض ابتلا به این صفت ناپسند قرار دارند؛ زیرا به اقتضای شغل و وظیفه‌ای که دارند، ناگزیرند به طور مداوم از بیان خود استفاده نمایند.
تجربه حضور نگارنده در جلسات گوناگون نشان‌دهنده آن است که نوعی نارضایتی و اکراه از شرکت در جلسات در بین کارکنان ادارات، مدعوین و افراد شرکت‌کننده در جلسات و همایش‌ها دیده می‌شود، اغلب تصور می‌شود که در مجالس سخنرانی فقط گوینده است که انرژی مصرف می‌کند، خسته می‌شود و مستمعین کاری نمی‌کنند جز شنیدن و گوش دادن. ازاین‌رو مستمعین را گوش‌های شنوایی می‌دانند که وظیفه‌ای جز استماع و تایید سخنان سخنران را ندارند درحالی‌که اگر شنونده آمادگی برای شنیدن نداشته باشد یا حرف‌ها برایش تکراری، غیرجذاب و بی‌فایده باشد که معمولاً این‌چنین است زودتر و بیشتر از گوینده خسته می‌شوند که این خود از مصادیق آزار مومن است. مصداق آنچه اشاره شد را در سخنرانی‌های اخیر برخی نمایندگان و مدیران در جلسه تودیع و معارفه استاندار، نشست ثبت جهانی هگمتانه در استانداری، مراسم روز خبرنگار که ساعت‌ها طول کشید، شاهد بودم.
ازاین‌رو گوینده خودش باید رعایت حال مستمعین و اقتضای جلسات را بنماید و از طول‌وتفصیل دادن بی‌مورد سخن اجتناب کند. این که وقت دیگران را بیهوده تلف کنیم بدتر از ضایع کردن حق مادی و مالی آنهاست.
متاسفانه در کشور ما معمولاً تاخیر در آغاز برنامه‌ها امری متعارف شده و سخنرانان هم معمولاً بیش از زمان مقرر سخنرانی می‌کنند، عدم رعایت اعتدال در سخنرانی‌ها باعث ایجاد ملالت و افسردگی در مخاطبین می‌شود و شنونده احساس می‌کند که جلسه نتیجه مطلوبی نداشته و حضور خود را در آن مراسم بی‌ثمر می‌بیند و مترصد فرصتی برای ترک جلسه است.
لذا شایسته است که مدیران محترم در هر رده‌ای به هنگام سخنرانی رعایت حال همکاران خود و خصوصاً مدعوین و مهمانانی که خارج از سازمان دعوت شده‌اند را بنمایند و از گزارش عملکردهای سازمانی، سیاست و برنامه‌های آتی سازمان، ارائه شاهد و مثال و خاطره و ذکر مطالبی که متناسب با حال و مقتضی مجلس نیست خودداری نمایند.
گرچه سخنران حرفه‌ای با نگاه کردن به چهره مستمعین خود متوجه می‌شود که آیا در حد توان و حوصله مجلس صحبت کرده است یا نه؟ ولی باید یک قاعده مهم و اساسی صحبت کردن را در جمع را فراموش نکند و همیشه پیش از آن که مجری یا جمعیت تقاضا کنند که صحبت خود را به پایان برسانند و این پند سعدی را آویزه گوش نمایند که:
بیندیش و آنگه برآور نفس وز آن پیش بس کن که گویند بس
لازم است برای اداره جلسات یک مجری توانا انتخاب شود که شجاعت لازم را داشته باشد تا به افرادی که با هر پست و مقامی بیش از حد معمول حرف می‌زنند تذکر دهد
در پایان یادآور می‌شود که مسئولان نظام اسلامی باید انجام‌وظیفه و ارائه خدمت صادقانه به مردم را یک تکلیف فرض کنند و خود را وقف خدمت به مردم کنند در غیر این صورت از حرف زدن‌ها و این همه تکرار مکررات هیچ نفعی برای مردم حاصل نخواهد شد.
سعدیا گرچه سخندان و نصیحت گویی
به عمل کار برآید به سخندانی نیست