*سیاوش توسلی کیا
*کارشناس ارشد ارتباطات
امروزه سازمان‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که کارایی فعالیت‌ها زمانی خواهد بود که از تمام ظرفیت‌های سازمانی و امکانات و شرایط لازم بهره‌مند شوند و در عرصه جامعه حضوری فعال و موثر داشته باشند.
یکی از مبانی توسعه سازمانی، روابط عمومی است؛ به دلیل آن‌که روابط عمومی، پایگاه اطلاعاتی و ارتباطی سازمان است، پس نادیده‌گرفتن روابط عمومی یعنی نادیده‌گرفتن حجم وسیعی از مخاطبان و اهمیت‌ندادن به پاسخگویی، یعنی اعتقادنداشتن به کار گروهی و مشارکتی که با نگرش سازمان یافته مغایرت دارد.
روابط عمومی در سازمان‌ها نقش‌های زیادی بر عهده دارد که از آن جمله می‌توان به توزیع اطلاعات، انجام تبلیغات و برقراری ارتباط دوسویه بین مخاطبان و مدیریت سازمان اشاره کرد.
با توجه به این‌که در سازمان‌های برتر، همه واحدها علاوه بر نقش های سنتی، نقش های دیگری نیز ایفا می‌کنند تا سازمان را به جایگاه برتر برسانند، واحد روابط عمومی نیز در راستای نیل به اهداف سازمانی، دارای وظایف سنگینی بوده و نقطه عطف دیگر واحدها محسوب می‌شود.
روابط‌عمومی به عنوان یک علم دارای اصول منطقی، نظریه، الگو و فلسفه بوده و با ایفای نقش خود به شکل کار آمد می‌تواند در تصمیم‌سازی برای مدیران، برای ایجاد تصویر مناسب و صحیح از سازمان در جامعه اثربخشی را افزایش دهد.
به طور قطع می‌توان گفت موفقیت روابط عمومی‌ها در سازمان‌ها در گرو توجه مدیران به اهمیت نقش و رسالت روابط عمومی‌هاست. نمی‌توان تصور کرد سازمانی در عصر حاضر به خوبی بتواند با مخاطبان خود ارتباط برقرار کند، اما از مکانیزم، ابزارها و دانش روابط عمومی بی‌بهره باشد.
روابط عمومی در قالب فعالیت‌هایی همچون انتشارات، تبلیغات، اطلاع‌رسانی، افکارسنجی، ارتباط با شرکای اجتماعی در دو سطح درون‌سازمانی و برون‌سازمانی در صدد است تا بتواند مدیران سازمان را جهت برقراری ارتباطی تعاملی و دو سویه با سایر ارکان سازمانی همچون کارکنان، مخاطبان و جامعه یاری رساند.
تعاریف متعددی از روابط عمومی در نشریات و کتاب‌های مختلف ارائه شده است، اما امروز با توجه به این‌که رسانه‌های دیجیتال برای انسان تبدیل به یک شخص حقیقی شده است و در همه جا با انسان همراه است، می‌توان گفت که اخبار آنی و لحظه‌ای در اختیار همه سنین از آحاد جامعه است.
پس تعریف ما از روابط عمومی باید این باشد: روابط‌موثر با‌عموم مردم نه فقط با ساختار مدیریتی و مجموعه‌ای که در آن مشغول هستیم .
روابط‌عمومی‌ها حلقه رابط بین مردم و‌سازمان‌ها هستند و تقویت این نهاد تقویت این حلقه ارتباطی است، روابط عمومی صرفا مبلغ یک دستگاه یا سازمان در بین مردم نیست بلکه نماینده مردم در آن سازمان نیز به حساب می‌آید .
هیچ قسمتی‌از یک‌دستگاه یا سازمان نمی‌تواند به اندازه روابط عمومی باعث تقویت‌یا تضعیف‌آن دستگاه و سازمان شود و یک سازمان قوی با روابط عمومی ضعیف، ضعیف و یک سازمان ضعیف با روابط عمومی قوی، قوی می‌شود .
برای تقویت سیستم پاسخگویی در یک دستگاه ابتدا باید روابط عمومی آن دستگاه تقویت شود، کار یک مدیر روابط عمومی عکاسی یا گزارش‌نویسی صرف نیست، بلکه وظایف خطیر او ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان و مردم، برنامه‌ریزی و سیاست‌گذاری در امور پیش روی سازمان و دستگاه متبوع است و مهم‌ترین نقشی که یک روابط عمومی قوی می‌تواند به عهده بگیرد، همراه کردن مردم و افکار عمومی با دستگاه مربوطه است .
هدف یک روابط عمومی خوب باید حل مشکلات مشترک بین سازمان و مردمی باشد که با آن سازمان سروکار دارند. یک روابط عمومی مطلوب باید مجرای تبادل اندیشه ها و افکار باشد.
در یک جمله می توان گفت که مهم‌ترین رسالت یک روابط عمومی آگاه کردن مردم از تلاش‌ها و مشکلات سازمان، جویا شدن نظرات مردم و جمع کردن و انتقال آن به سازمان و ترتیب اثر دادن به آن‌ها در برنامه‌ریزی‌های آتی به منظور رسیدن به رشد و توسعه بیشتر سازمان است. در این‌جا نقش رسانه‌ها و وسایل ارتباط جمعی به‌ویژه مطبوعات در تحقق اهداف بالا مشخص می‌شود. رسانه‌ها شمشیرهای دو لبه‌ای هستند که هم می‌توانند ضعف‌های سازمان را بیان کنند و افکار عمومی را آگاه سازند و هم قادرند که انتقال دهنده آسان و بی دردسر نظرگاه‌های مردم به سازمان از طریق صفحات ستون‌های خاص خود باشند.
روابط عمومی از طریق مدیریت نهادی می‌کوشد تا خود نمونه‌ای از ارزش های سازمانی باشد و با فعالیت‌های خاص خود ارزش را به اثبات رساند و کارکنان روابط عمومی ها همواره باید توجه داشته باشند که هر نوع عمل یا گفتاری بر فرهنگ و ارزش های سازمان اثر می‌گذارد.